Oleh: Miquiel)*
Abad 21 merupakan jaman digital yang membuat aktivitas kita semakin mudah. Salah satunya dengan diperkenalkannya telepon pintar atau yang sering disebut juga sebagai smartphone. Ia memudahkan kita berativitas dalam berkomunikasi. Misalnya dengan adanya aplikasi komunikasi seperti whatsapp, facebook, bbm, line, dan lain sebagainya.
Namun, kehadiran teknologi tidak benar-benar kita memanfaatkannya dengan baik. Terutama saat pertemuan berlangsung, fokus kita tidak terarah karena masih saja menggunakan smartphone. Sebenarnya pada saat itu sama saja dengan kita membawa tubuh ke dalam pertemuan kita tetapi jiwa kita berada dalam dunia yang lain. Dengan kata lain bahwa kita hadir di dalam pertemuan tetapi pikiran kita lari entah ke mana. Dan akhirnya apa saja yang dibicarakan menjadi bias. Hal seperti ini sering terjadi. Hal yang paling konyol lagi dengan berpura-pura (ada juga yang benar), dapat telepon, keluar meninggalkan ruang pertemuan dan berteleponria di luar. Kemudian, ia akan bersantai-santai di luar hingga pertemuannya usai. Banyak sekali contoh lain yang sering kita temui selain dari yang telah diutarakan dalam tulisan ini.
Jika ditelaah lebih dalam mengenai pemanfaatan smartphone ada beberapa hal yang kita lalaikan, padahal bisa dimanfaatan untuk menciptakan keefektifan terutama memajukan kinerja dalam organisasi. Dalam hal ini, saya ingin bahas kebijakan penggunaan alat komunikasi dalam organisasi. Misalnya, menggunakan alarm untuk mengatur waktu pertemuan. Tidak menggunakan/menghentikan komunikasi dengan menggunakan mode terbang pada smartphone selama pertemuan. Selain itu, menggunakannya sebagai sarana rapat jarak jauh. Menentukan waktu pertemuan dengan persetujuan bahwa setiap anggota wajib menyalakan media tersebut dalam waktu tertentu. Supaya semuanya dapat terpantau dan memutuskan dengan efektif. Menggunakan kalender bersama sehingga tidak ada yang perlu saling mengingatkan terutama kalender jangka panjang. Sehingga semuanya dapat berjalan sesuai perencanaan yang jelas.
Melihat permasalahan sederhana seperti yang diuraikan di atas, penulis menawarkan sedikitnya tiga semboyan yang mampu mengubah kita supaya menyadari smartphone sebagai sarana.
Rapat Tanpa Smartphone
Jika kita ingin menelaah lebih dalam mengenai arti kehadiran, sesungguhnya tidak akan sangat bermanfaat ketika kehadiran itu hanya sebatas menghargai kehadiran tubuhnya. Akan jadi bias ketika jiwanya berlalu lalai di tempat lain. Hal ini akan mengaburkan esensi dari hadir di dalam rapat. Kehadiran yang sesungguhnya yang diharapkan adalah perhatian kita, keterlibatan kita dalam mengikuti tapat. Perhatian (jiwa) kita juga turut berpartisipasi di dalamnya. Kita tahu bahwa menggunakan smatphone akan menyita perhatian kita seperti seorang remaja yang sedang jatuh cinta di ruangan kelas lalu pikirannya berlalu lalai di dunia lain.
Melihat status, berbalas pesan ria, membaca berita, dan lainnya akan mengelabui perhatian kita untuk pergi ke dunia yang lain, tidak para keberadaan tubuh kita yang sedang berada dalam ruang rapat. Sehingga hal yang mau ditekankan dan ingin dicapai di sini adalah rapat berjalan sesuai esensinya sehingga apa yang telah disampaikan tidak bias dan lupa sehingga organisasi juga dapat menjadi lebih bermutu dan orang-orang di dalamnya juga mampu belajar secara efektif banyak hal dalam dan menjadi wadah yang membangun karakter kita yang lebih baik.
Smartphone Pengingatku
Tak heran beberapa orang sering mengatakan smartphone adalah cinta pertamanya. Siang, malam, makan, minum tanpanya adalah kosong. Memang ia adalah pencuri perhatian sehingga terkadang kita lupa waktu. Sedikit-sedikit teleponan, baca status, unggah status, baca berita (baca judul), bermain game (Ludo king dkk), eh… ternyata sudah lapar, sudah haus. Kehidupan seperti ini yang saat ini sedang merundung kita.
Kehadiran smartphone tentu tidak serta merta buruk. Hanya saja kita terlalu “jatuh” dalam “dunianya”. Jika kita menggunakannya dengan wajar tentu bias teratasi. Terutama menggunakan pengingat (alrm) akan senantiasa mengingatkan jika kita mengaturnya. Keika keasikan bermain ludo king dan tiba-tiba alarm berbunyi akan menyadarkan kita untuk melakukan apa yang telah kita rencanakan.
Dalam organisasi juga sangat penting penggunaan fitur pengingat. Sebenarnya dapat mengatur tanpa diingatkan oleh smartphone, tetapi seperti yang sudah di jelaskan bahwa kita sering terbuai dalam dunianya (dunia maya) sehingga menjadi penting untuk dimanfaatkan. Terutama bagi setiap tim inti menjadi penting untuk senantiasa mengingatkan anggotanya minimal saat sebelum hari pelaksanaan untuk jangka pendek.
Memanfaatkan kalender melalui google ataupun media lain juga menjadi penting sehingga semuanya dapat mengakses apa saja yang akan dilakukan dalam sebulan, setahun, bahkan dalam masa periode pengurus tersebut. Menuliskan semua yang berhubungan dengan dengan organisasi (visi, misi, perencanaan, dsb) juga dapat diunggah melalui google (drive dan document). Agar semuanya dapat mengakses sehingga semua anggota tahu arah organisasi seperti apa sehingga ketika mereka menemukan hal-hal baru menjadi pembicaraan bersama.
Disiplin dengan Smartphone
Pembelajaraan disiplin sangat penting dalam dunia organisasi. Sehingga di dunia kerja menjadi terbiasa dengan hal ini. Dalam organisasi sering kita menganggap biasa hal molor waktu. Anggapan itu sebenarnya salah, seharusnya tidak boleh terjadi dan tidak boleh dibiasakan. Selama ini, kebanyakan dari kita menggunakan “sudah biasa” sebagai semboyan untuk membenarkan keadaan organisasi.
Mengenai pengingat sudah saya jelaskan sebelumnya, namun lebih kepada perencanaan jangka yang lebih panjang. Dalam hal ini saya ingin menjelaskan lebih kepada pengingat yang lebih tegas. Misalnya pada saat sebelum rapat dimulai sudah di atur pengingatnya sehingga pada saat berbunyi diharapkan semuanya sudah memulai pertemuan yang telah direncanakan. Kemudian dalam pemberian waktu bicara juga dapat diatur dengan baik sehingga ketika waktunya habis langsung saja berhenti. Hal ini supaya rapat menjadi lebih efektif dan tidak molor. Demikian juga ketika berhenti, ketika selesai tidak ada lagi yang tawar menawar.
Bisa saja anda katakana hal ini dapat tidak dapat efektif dalam pembicaraannya. Iya hal itu boleh terjadi ketika kita memulai hal ini. Setelahnya, tentu tidak karena dengan melihat keadaan yang diatur seperti itu lama kelamaan kita akan terbiasa berbicara apa adanya dengan jelas dan padat. Selain mengajar kita berfikir cepat juga di sana mengajarkan kita menemukan cara dengan lebih kreatif karena ditintut padat dan jelas. Dan akhirnya akan terbiasa dengan mengonsep sesuatu dengan cepat.
Dan akhirnya, sebelum menutup penulisan ini saya berharap membaca ini dapat memberi perubahan kepada kita untuk memahami mengenai organisasi dan tentunya kita semua berharap semakin baik. Sehingga, tidak ada salahnya jika beberapa hal yang telah diuraikan di atas menjadi pegangan dalam berorganisasi demi menjadi manusia yang lebih baik. Terutama bagi pemimpin organisasi untuk diterapkan dalam kehidupan berorganisasi agar lebih baik.
Semoga kita semakin mampu membedakan mana yang sarana dan mana yang kebutuhan. Terutama ketika menggunakan smartphone sebagai sarana untuk memajukan diri kita sehingga kita menjadi manusia yang bijak dalam menggunakan teknologi sebagai sarana untuk memperlancar kinerja kita.
)* Penulis adalah mahasiswa Papua yang kuliah di Yogyakarta.
